Friday, December 15, 2017
 

メーリングリストを使用する時に気をつけたいコミュニケーション設計の工夫

昨今ではSkype、ChatWork、Slackなど、業務上でチャットを利用したコミュニケーションも当たり前になりつつあります。
が、依然としてML(メーリングリスト)を利用したやりとりが主流という企業も多いことでしょう。

MLが完全悪とまでは言いませんが、そのお手軽感からか工夫や考慮すべき点に蓋をして、そのままになっているケースが多々あるかなと。
中にはMLで上でチャットの様なやりとりをしたり、MLのメールを本文もつけずに、そのまま転送してくる人も見受けられるような。だったら最初からチャットツール使えば良(ゲホゲホ

まぁ、とにかく、どうしてもMLを使いたいという現場の方いることも重々承知な訳で、自分が様々なプロジェクトに携わる中でMLをメインとしたコミュニケーションにおいて気になった点を挙げてみたいと思います。

TOは原則1人にする

よくありがちなのが、TOに何人も関係者のメールアドレスを入れておきつつCCにMLを入れるパターン。
これだとその情報が誰宛なのかパッと見で分かりませんし、受け手側としても「結局、誰に言ってるの?」ということになります。
決裁フロー的にも不明点を誰に聞けば良いのかが不明瞭ですし「誰かが見てるだろう」という意識は結果的に「誰も見てない」事態も招きかねません。
メールでのやりとりをする以上はTOとCCは明確に使い分け、その情報が誰宛のものであるか発信者側で考慮しましょう。

素材共有は事前の整理整頓が肝

また、zipなどの重たい添付ファイルをMLにいる複数人宛てに送付するのも、いささか懸念があります。wifi環境など外で仕事してる方も多いため、セキュリティ上の面からも得策とは言えません。
せめてDropBoxやGoogleDriveなどストレージでディレクトリを整理し、閲覧権限をある程度絞った上で適切な人にだけ適切な形で素材を渡すように心がけましょう。
そのためには日頃からのディレクトリ管理が肝となります。日本語名のzipファイルをルートのフォルダに突っ込んで「あとで整理しよ」とか思ったまま、ほったらかしにしがちの方は、特に注意してください。

起点と経緯と意図の共有

プロジェクトが進行していくうちにタスクが一人歩きをしてしまうことがあります。
「ディレクターからコレやっといてって言われたけど、自分では判断がつかない」という場面ですね。
逆を返せば発注側としては今までの(そのディレクターのみが知ってる)情報で、判断できるだろうという思っているため、こうした齟齬が生まれやすいのだと思います。

これを避ける方法としては、タスクをスタッフに依頼する際にスタッフが判断できる/しやすい情報も付けてあげることを考慮してみてはどうでしょうか。
シンプルなTODOでしたらその限りではないですが、ある程度の工夫や改善をスタッフにお願いした時は、そのタスクの起点、経緯、意図、理由を合わせて依頼をしましょう。
そうすることで受け手側も「これはこうした方が良いかも」と、依頼側の意図に寄せる軸ができます。

クライアントも絡む制作の場合は、あるべき論+クライアント会社内での政治的判断も付加されがちで、それを二次受け的なスタッフに丸投げしておいて、蓋を開けたら「思ってたんと違う」と言われても、スタッフ側からしたら「知らんがな」です。
それを初動で防ぐために、こうした一手間がとても大事になってきます。

この方法のもう一つの利点としては、判断基準を共有して決裁者が分散されることで、個々の判断スピードが上がり、チーム全体での対応力のプラッシュアップが計れるというのがあります。
上の決裁を待つ時間はプロジェクト進行において、ある意味、無駄な時間です。少しでも軽減をするために「このプロジェクト/関連する要素はこうあるべき」というイメージの共有ができるよう、枝のタスクの部分から怠らないようにしましょう。

設計不足は一点集中になるだけ

プロジェクトにおけるコミュニケーション設計の要点は
・受信側の立場を考慮した発信
・チームビルディングを目的とした共有
が大まかなポイントです。

今時のプロジェクト進行は点と点ではなく、点と点をどういった線でつなぐのか、その設計ができるかできないかで、そのプロジェクトの成功率の半分は勝負がつきます。
繰り返しますがMLや電話が絶対悪であるということ言いたい訳ではありません。ただそれらを利用するのなら上記について、発信者側の人達から考慮すべき点だと思うわけです。

善は急がば回れではないですが、ご自身が忙しいと自覚されているディレクターであるなら、なおのこと、こういったコミュニケーション設計をプロジェクト進行前に大切に行うようにしてください。
「でも忙しいから手がつけられない」と言うのであれば、それは「あなたの中で単に優先度が低いだけでしょ?」と個人的には思います。

願わくば、これをご覧のみなさんが、そうでない事を。

 
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