Wednesday, October 23, 2019
 

ファシリテーターだから実現できる”楽しい会議”

社内や部署単位の報告会議のみならず、会社間の現場担当者同士の打ち合わせ、営業から制作スタッフへの情報伝達、最近ですと複数の職種を跨いだブレストや、プロトタイピングのデザインツールを用いたディスカッション形式など、用途によっても会議の形態は様々な意味を持つようになってきました。

その中でも共通して言えるのは”ファシリテーター”の存在意義です。

ディレクターないしプロジェクトマネージャーのポジションにある方なら、「○○さん、次の会議のファシリテートよろしく」などと依頼を受け、段取りを任されることもあるでしょう。

本来のファシリテーターの定義としては一般に『議事進行やセッティングなどを担当するが、会議中に自分の意見を述べたり自ら意思決定をすることはない』とされています。

ですが、それらは参加スタッフが会議に対してモチベーション高く参加していることが前提となっており、実際の場においては、スタッフが下を向いたまま淡々と会議が終わってしまい、気がついたら形骸化してしまうというケースも少なくありません。

またプロジェクト進行において会議は切っても切れないものですが、コミュニケーション設計上、「会議は悪」とする派と「会議は効率的」とする派で意見が分かれるのも頭を悩ますところです。

会議は本当に”効率的”なのか

一般的に会議の役割としては

  • 現在の状況の共有
  • 現存する課題の共有
  • 予想される結果の共有

ざっくりと上記になります。個々が課題に対しての対処の際、判断に必要な情報を共有し、一堂に会することで作業着手までのタイムロスを防ぐことが目的となります。

ですが、会議の多くは”会議をすること”が目的化してしまいがちです。また、上記のような共有は昨今では物理的ば招集がなくてもプロジェクト管理ツールやチャットによるリマインドでも事足りるようになりました。

それでも「顔が見える現場」というスローガンの元、椅子の少ない会議室に複数人集まり、結局それぞれが別の仕事をしながら上役のありがたいお話を聞いたフリして終わる会議の多いこと。それが果たして効率的なのかは首を傾げるところです。

じぁあ、会議はすべからく悪なのかと言われると一概にそうとも言えません。

情報共有についてはツールやコミュニケーション設計から補完できることはあっても、優先度に応じた空気感や、どうしても要約された情報となるとtodoの列挙となってしまい(その用途なら構いませんが)、経緯や文脈の共有にも限界があるからです。

人は、リラックスした時に物事を判断しがち

会議(意思決定)あるあるにもなりますが、会議中は一言も発さなかった人が、会議が終わって立ち上がった途端にリラックスした顔をして自分の意見を述べたり、タスク依頼をしてくる場面を何度も見てきました。

会議中にもそれらを踏まえ「他に何かある方?いませんか?本当にいませんか?」と念を押したこともありましたが、やはり”会議が終わった”というリラックス感には勝てず、終わった途端に重要なことを述べる方は後を断ちません(議事録とってる側としては大変困るのですが)。

また喫煙所などでの上司と緩い雑談から「そういえば例の件、こんな感じでやっといて」などとスナック感覚でその場で決まることもままあります。

そのためにディレクターは喫煙しましょうとは言いませんが、これでは何のために苦労してメンバー招集して会議をしているのか分かりませんし、それを基に結局、各スタッフへ共有をする手間が発生するため、あまり効率的とはいえません。

ファシリテーターに求められる”余談”のコントロール

”アジェンダの無い会議は世間話と一緒”と言われるくらい、会議は事前の準備が大切になります。

共有する題目は何か?その内容が正しいのか?現状の取り組むべき課題の優先度は?枝葉末節なことに時間を取られ本来議論すべきことがボヤけてしまったら?途中で上役が「ジャストアイデアだけど〜」とか言って無茶ブリしてきたらどうする?など、ファシリテーターは会議前に考えておくべきことは多くあります。

しかし、情報共有を意図する会議の完成度が高くなればなるほど、会議自体の形骸化は避けられません。偉大なるマンネリという見方もあると思いますが、参加スタッフの熟練度が高まるにつれ、比例して会議することの意味が疎かにされがちです。ファシリテーターの目的は、ただ淡々とアジェンダを消化することではないのです。

その際に、ファシリテーターに求められるのは”押さえるべきポイントと抜くポイントのメリハリ”が重要となります。

社会人という立場ではあるものの、学校教育の延長からか”場をわきまえる”という考えがしみついたままだと”会議は誰かの話を聞く場所”という定義から抜け出すことができません。

会議前にアイスブレイクとして雑談をする手法もありますが、効果的と思われるのは、アジェンダとアジェンダの間に、ちょっとした世間話的なトピック(天気、身の回りの出来事、この後のランチの話など)を「そういえば〜」と挟み、自由な会話の場であるという演出を意識してみてはいかがでしょうか。

会議を無下にダラダラとはせず、時間内でメリハリを持ち、プロジェクトの空気感を伝え、時に笑いながら迅速な決断をする場にできるか。

それらを可能にできるファシリテーター/ディレクターならば、きっとそこから生まれる良い効果がプロジェクトの成功に寄与されることでしょう。

 
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